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Was B2B-Beschaffung in der Praxis bedeutet
Leitfaden · Lesezeit etwa 7 Minuten
Beschaffung ist die Arbeit, die ein Unternehmen leistet, bevor überhaupt eine Bestellung ausgelöst wird: genau festzulegen, was gebraucht wird, Betriebe zu finden, die es herstellen können, deren Eignung zu belegen und Konditionen zu vereinbaren, die der Wirklichkeit standhalten. Diese Seite erklärt diesen Ablauf und das Vokabular, das Einkäufern dabei begegnet.
Was den Handel zwischen Unternehmen ausmacht
Im Endkundengeschäft steht der Preis auf dem Etikett und die Bedingungen liegen fest. Im B2B-Geschäft liegt so gut wie nichts fest. Menge, Spezifikation, Verpackung, Lieferzeit, Zahlungs- und Lieferbedingungen werden gemeinsam verhandelt, und wer an einer Stellschraube dreht, verschiebt die anderen mit. Ein Angebot, das bei zehntausend Stück günstig aussieht, ist bei tausend Stück womöglich gar nicht zu bekommen; eine kürzere Lieferzeit erkauft man in der Regel mit einem höheren Preis oder schlechteren Zahlungsbedingungen. Den Stückpreis für das Geschäft zu halten ist der häufigste und teuerste Anfängerfehler.
Der übliche Ablauf einer Beschaffung
- Spezifikation. Schriftlich festhalten, was das Produkt sein muss: Maße, Werkstoffe, Toleranzen, Oberfläche, Verpackung, Kennzeichnung, einschlägige Normen und jede Zertifizierung, die der Zielmarkt verlangt. Eine unausgesprochene Spezifikation ist keine Spezifikation, sondern ein Streit mit Anlaufzeit.
- Lieferantensuche. Eine Longlist aus Messen, Verzeichnissen, Branchenverbänden und Empfehlungen aufbauen. Hersteller und Handelsgesellschaften auseinanderhalten — beide sind seriös, unterscheiden sich aber in Marge, Beweglichkeit bei der Spezifikation und Qualitätssicherung.
- Qualifizierung. Prüfen, ob der Vertragspartner existiert, registriert ist, über die nötigen Anlagen verfügt und bereits in Ihre Region exportiert hat. Gewerbeerlaubnis, Exporthistorie, Auditberichte und Referenzen anfordern.
- Angebotsanfrage. Allen Kandidaten dieselbe schriftliche Spezifikation schicken, damit die Antworten vergleichbar sind, und in jedem Angebot eine Lieferbedingung sowie eine Bindefrist verlangen.
- Muster. Zuerst ein Lagermuster zur Einschätzung der grundsätzlichen Fähigkeiten, danach ein nach Ihrer Spezifikation gefertigtes Vorserienmuster. Dieses schriftlich freigeben; es wird zum Maßstab, an dem die Serie gemessen wird.
- Fertigung und Prüfung. Vorab vereinbaren, wer wann nach welchem Standard prüft und was geschieht, wenn die Ware durchfällt.
- Versand und Dokumente. Die Papiere gehören zum Produkt: ein Fehler in der Handelsrechnung oder in der Ursprungserklärung hält einen Container noch an der Grenze fest, wenn mit der Ware selbst längst alles in Ordnung ist.
- Nachbetreuung. Fehlerquoten, Terminverzüge und Reklamationen je Lieferant festhalten. Erst diese Aufzeichnung macht aus einer glücklichen ersten Bestellung eine verlässliche zweite.
Entscheidend ist der Landed Cost, nicht der Stückpreis
Ob sich ein Einkauf gerechnet hat, entscheidet der Landed Cost: alles, was aufgewendet wurde, um eine verkaufsfähige Einheit ins eigene Lager zu bekommen. Er besteht aus weit mehr als dem Angebotspreis.
- Werkzeuge und Formen — häufig eine einmalige Investition, die sich erst über mehrere Bestellungen amortisiert und einen Lieferantenwechsel später erschwert.
- Mindestbestellmenge — die kleinste Losgröße, die ein Werk annimmt; sie bestimmt, wie viel Kapital die Bestellung bindet.
- Prüfung und Tests — Inspektionstage Dritter, Laboranalysen, Zertifizierungsgebühren.
- Fracht und Handling — Beförderung, Terminalentgelte, Nachlauftransport, Standgeld bei verspäteter Abholung.
- Zölle und Einfuhrabgaben — sie richten sich nach Zolltarifnummer und Ursprung, nicht nach der Produktbezeichnung des Verkäufers.
- Finanzierung und Währung — die Kosten des zwischen Zahlung und Verkauf gebundenen Kapitals sowie die Wechselkursbewegung in dieser Zeit.
- Nacharbeit, Ausschuss und Retouren — der Kostenanteil, der erst nach Ankunft der Ware sichtbar wird.
Qualitätssicherung in vier Stufen
| Stufe | Zeitpunkt | Was sie aufdeckt |
|---|---|---|
| Vor der Fertigung | Vor Produktionsbeginn | Falsche Werkstoffe oder Bauteile im Werk |
| Während der Fertigung | Bei etwa 20–60 % Fortschritt | Einen systematischen Fehler, solange er noch korrigierbar ist |
| Vor dem Versand | Ware fertig und verpackt | Fehlerquote, Menge, Kennzeichnung und Verpackung gegen das Freigabemuster |
| Beim Verladen | Containerbeladung | Dass tatsächlich die geprüfte Ware in den Container gelangt |
Begriffe, die man kennen sollte
- RFI / RFQ — Informations- und Angebotsanfrage: die beiden formalen Schritte vor einer Bestellung.
- MOQ — Mindestbestellmenge.
- OEM / ODM — ein Werk fertigt nach Ihrer Konstruktion, beziehungsweise bietet eine eigene Konstruktion an, die Sie unter Ihrer Marke vertreiben.
- Lieferzeit — von der bestätigten Bestellung bis zur Versandbereitschaft; der Transport ist darin nur enthalten, wenn das Angebot es ausdrücklich sagt.
- SKU — eine eindeutig verkaufbare Variante; jede Farbe und jede Größe erzeugt eine weitere, weshalb aus einer einfachen Bestellung schnell eine komplizierte wird.
- AQL — der Stichprobenstandard, nach dem entschieden wird, ob ein fertiges Los die Prüfung besteht.
Wo Geschäfte üblicherweise scheitern
- Über den Preis verhandeln, bevor die Spezifikation geschrieben ist.
- Ein Muster mündlich freigeben — oder ein Muster, das der Lieferant ausgesucht hat.
- Die Lieferbedingung offen lassen, sodass niemand weiß, wer was zahlt und ab welchem Punkt die Gefahr übergegangen ist. Genau diese Lücke schließen die Incoterms-Klauseln.
- Den vollen Betrag im Voraus an einen ungeprüften Vertragspartner zahlen.
- Einen ganzen Container von einem Produkt bestellen, von dem noch kein einziges Stück verkauft wurde.
Diese Seite ist allgemeine Information darüber, wie Beschaffung funktioniert, veröffentlicht von der Line Markt LLC, während sich ihre Plattform in Vorbereitung befindet. Sie ist keine Einkaufs-, Rechts- oder Zollberatung und beschreibt keine derzeit angebotene Leistung.